云计算的应用已经渗透到了各行各业，电子文档管理领域也不例外，而电子文档管理领域应用云计算技术的益处也是颇多。那么，云计算技术在电子文档管理领域当中的应用都有哪些好处呢？
利用统一平台采集、存储文档数据
国内一些机关、团体、企事业单位在建立云计算中心之后，所有部门的数据处理都在一个数据中心进行，所有的文档信息发布处的技术支持也在统一数据中心，这样就形成了一个统一的信息平台，大量海量文档数据可以在各个部门分别处理、采集、由数据中心统一完成数据交换和备份。
目前，用于云计算技术应用的技术标准和数据标准还没有完全确定，因此，必须考虑云计算文档信息数据资源库的建设规范和标准。档案行政管理部门要把工作重点放在制定云计算文档管理标准，保障统一平台采集和存储文档数据工作的顺利开展。
有助计算机文档一体化的管理普及
云计算对我国文档一体化管理普及工作最大的帮助，一是可以避免服务网络维护等方面的大量开开支，因为云计算平台能以较低的价格提供相同的计算功能和存储空间。且用户不再需要购买和升级相关管理软件，只需要根据自己的需要和喜好来租用服务商的价格低廉的云服务，软件的维护也只需要用户服务商进行。同时，由于一切软、硬件只需服务商进行搭建和维护升级，从而减少了文档管理部门对信息技术人才的依赖。
应用云计算技术取代传统单机版和网络版的文档管理软件，真正实现电子文档的规范化、标准化管理和信息资源的有效整合。目前多种档案管理软件进入我国机关、团体、企事业单位，其厂家不一，执行不同数据标准。
实现电子文档数据海量存储与云端备份
随着数字时代的到来，电子档案的数量每年呈指数增长趋势，然而，无论是计算机房的扩建还是服务器存储容量的不断扩展，都远远满足不了本单位电子文档数据存储与备份的需求。在云计算中，一台备份服务器的崩溃不会影响到文档数据的恢复，因为云具有自动备份存储数据的功能。由于用户资源不是放在某一台备份服务器上，而是放在虚拟的云端，因而在云端始终保留着多个副本，不用担心数据的丢失或损坏。同时云计算提供了云安全服务，通过其网络应用模式，及时向各用户端提供最新防病毒和木马信息，云计算的存储数据处理优势将会大大提升了电子文档数据的安全保障力度。
有利改善电子档案的利用服务环境
传统的电子档案在线提供利用，由于存储和管理模式限制了电子档案信息资源库的建设，制约了档案信息资源的共享，不能跨区域和跨不同专业档案馆向利用者提供电子档案信息资源服务。
在云计算环境中，电子档案信息资源不再单一地存储在某一区域公共档案馆和专业档案馆，而是放在云端。用户可以使用台式电脑，笔记本电脑、平板电脑和支持3G网络的手机，随时随地进行地进入电子档案管理平台，搜索、浏览所需的信息。利用“公有云”云端的“虚拟资源池”，利用者实现跨区域到国家级、省级及其他各级公共档案馆、专业档案馆，检索自己所需的文档信息，获得及时有效的相关信息，极大地改善改善电子档案的利用服务环境。
