1、有助于计算机文档一体化管理的普及
由于传统的计算机文档一体化管理架构设计，我国机关、团体、企事业单位要实现文档管理信息化就必须投入大量资金购买软、硬件，组建局域网和引进计算机技术人员，才能确保系统的正常运行，制约了电子文档一体化在我国的中小型和微型团体、企事业单位的普及。云计算对我国文档一体化管理普及工作最大的帮助，一是可以避免服务网络维护等方面的大量开开支，例如对硬件升级与故障维修等。如果使用单位构建私有云，那么它的硬件投入费用将降低很多，因为云计算平台能以较低的价格提供相同的计算功能和存储空间。二是，用户不再需要购买和升级相关管理软件，只需要根据自己的需要和喜好来租用服务商的价格低廉的云服务，软件的维护也只需要用户服务商进行。同时，由于一切软、硬件只需服务商进行搭建和维护升级，从而减少了文档管理部门对信息技术人才的依赖。
应用云计算技术取代传统单机版和网络版的文档管理软件，真正实现电子文档的规范化、标准化管理和信息资源的有效整合。目前多种档案管理软件进入我国机关、团体、企事业单位，其厂家不一，执行不同数据标准。例如某部属国有大型企业从部、省到市、县几千个下属单位，由于该行业不同省份采购不同的文档管理软件，即使在相同省份的企业、各市、县单位也采购不同的文档管理软件，使该行业文档信息资源处于“信息孤岛”状态，不能实现全行业档案信息资源共享。采用云计算技术能对档案信息资源进行有效整合，以“云桌面”方式构建该行业的全国文档管理平台，其虚拟桌面按照行业文档工作场景，提供收文管理、发文管理、归档管理、档案管理、档案检索等功能。“云桌面”在本行业的防火墙内工作，本单位的计算机管理人员能够对其数据、安全性和服务质量进行有效地控制。用户可以结合本单位文档管理的特点，利用“行业插件”定制既符合电子文档管理“共性”，又适应本单位管理“个性”的“云桌面”，对文档信息资源进行有效管理。构建国家电网、通信、医疗卫生、文化、教育等行业的“云桌面”能够实现高效办公，有助于文档一体化管理在我国的全面普及。
2、利用统一平台，采集和存储文档数据
我国机关、团体、企事业单位建立云计算中心之后，所有部门的数据处理在一个数据中心进行，所有的文档信息发布处理的技术支持也在统一数据中心，这样就形成了一个统一的信息平台，大量海量文档数据可以在各个部门分别处理、采集、由数据中心统一完成数据交换和备份。云计算中心应成为政务和档案信息资源的管理中心，实现各种信息采集和存储的集中化，例如建立服务民生的医疗卫生、文化产业、教育、计划生育、社区管理等综合平台，利用这个信息平台实现数据交换。
从资源共享角度出发，要求云计算数据处理应统一数据标准。统一的目的是为了文档数据对接、档案管理系统与其他系统对接、馆室对接，通过数据统一，形成一条龙，实现档案信息资源一体化管理。在用户对终端设备性能最小要求的前提下，云计算技术具有很强的数据通用性，可以在最大程度上避免“数据孤岛”的产生。从管理者的角度出发，应当清醒地认识到档案信息化标准规范建设，已经滞后于电子文档管理的实际需要。目前，用于云计算技术应用的技术标准和数据标准还没有完全确定，因此，必须考虑云计算文档信息数据资源库的建设规范和标准。档案行政管理部门要把工作重点放在制定云计算文档管理标准，保障统一平台采集和存储文档数据工作的顺利开展。
3、有利于改善电子档案的利用服务环境
传统的电子档案在线提供利用，由于存储和管理模式限制了电子档案信息资源库的建设，制约了档案信息资源的共享，不能跨区域和跨不同专业档案馆向利用者提供电子档案信息资源服务。基于人工智能、虚拟服务、云终端等多种技术，将非结构化档案数据、空间数据和其他多维数据有效融合集成，为用户建立虚拟的“云”档案馆，充分利用云计算带来的技术和服务，建设开放的有透明度的资源库。在云计算环境中，电子档案信息资源不再单一地存储在某一区域公共档案馆和专业档案馆，而是放在云端。用户可以使用台式电脑，笔记本电脑、平板电脑和支持3G网络的手机，随时随地进行地进入电子档案管理平台，搜索、浏览所需的信息。利用“公有云”云端的“虚拟资源池”，利用者实现跨区域到国家级、省级及其他各级公共档案馆、专业档案馆，检索自己所需的文档信息，获得及时有效的相关信息，极大地改善改善电子档案的利用服务环境。
4、实现电子文档数据海量存储与云端备份
随着数字时代的到来，文档管理存储介质从纸质载体变迁为数字载体，在我国，按照不同机构的财力、人力与技术力量，在不同的文档管理意识作用下，文档管理部门一般采取制作电子文件的磁带备份、光盘备份、磁盘备份，将这些电子文件备份脱机保存在文档库内，在网络化环境下文档管理部门采用存储服务器和备份服务器对文档数据进行存储与备份。
当今社会，电子档案的数量每年呈指数增长趋势，然而，无论是计算机房的扩建还是服务器存储容量的不断扩展，都远远满足不了本单位电子文档数据存储与备份的需求。目前，我国机关、团体、企事业单位档案管理部门的数据备份一般只能在本单位服务器上备份，或者将备份档案数据移交当地综合档案馆保管。实行云计算技术支持后，其海量的数据存储能力，以及无限存储空间等优势，可以方便用户将文档资源通过数据中心的设备将数据备份于虚拟的云端，无需备份在本单位服务器。在云计算中，一台备份服务器的崩溃不会影响到文档数据的恢复，因为云具有自动备份存储数据的功能。由于用户资源不是放在某一台备份服务器上，而是放在虚拟的云端，因而在云端始终保留着多个副本，不用担心数据的丢失或损坏。同时云计算提供了云安全服务，通过其网络应用模式，及时向各用户端提供最新防病毒和木马信息，云计算的存储数据处理优势将会大大提升了电子文档数据的安全保障力度。
